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確定申告で領収書の管理が必要なのはなぜ?

サラリーマンであれば、仕事に関係する領収書を経理に渡す必要があります。確定申告の時に必要だから、と漠然と理由が分かっているつもりでも、いざ不動産経営を始め個人事業主になると確定申告で領収書がなぜ必要なのか、どう管理すべきなのか意外と分からないという人もいるようです。
経理を税理士さんに任せている場合でも、領収書に関しては個人間でもらい管理し、その後税理士さんに提出する必要があるので内容を知っておきましょう!

・領収書の役割とは?
不動産所得に関して確定申告する際には、総収入額から必要経費を引いて求められます。その必要経費、お金を支払ったことの証明のために領収書が必要となります。また、代金支払いの再請求を防ぐ目的で領収書の証明が必要です。
しかし、領収書の中には確定申告に使えないものもあるので注意が必要です。確定申告の証明として使用できる領収書は下記の6点の記載が必要です。
発行年月日 / 領収金額 / 宛名 / 取引内容 / 発行側の所在地・氏名・連絡先 / 捺印
そのため上記の記載があれば、領収書以外でも確定申告の支払い証明として認められるものもあります。例えば、レシートやクレジットカードの利用明細書、振込明細書などです。
また、電子メールでのやり取りを保存するか、印刷しておくことも出来ます。ただし、領収書をコピーしたものは、重複申告防止のため証明書として認められず原本のみ効力があります。

・領収書がもらえない場合は?
必要経費として支払うものの中には領収書やレシートがもらえないものもあります。例えば、物件を探す際や管理会社との打ち合わせに行く際の交通費などは、必要経費とすることが出来ます。
しかし切符や乗車券のみで領収書が発行されないものもあります。その場合は、市販の出金伝票に支払い先の名前、日付、金額を記載して保管するか、交通費精算書を作成し、行先と移動経路を記載しておくことで、証明として残すことが出来ます。

・領収書の管理・保管が大事!
必要経費の支払いを証明するために領収書が必要ですが、領収書を確定申告の際に提出する必要があるというわけではありません。所得税法の中にも、経費を計上するために領収書が必要であるという明確な記載はなく、証明できるものが必要というだけです。
この証明がなければ、経費を架空計上したり金額を水増ししたりできたりするため、正確に確定申告を行なったことを証明できるような根拠書類として領収書を管理しておく必要があるのです。個人事業主の場合は7年間の保管が必要とされています。
保管方法に規定はありませんが、証明できるものとして保管するので、ノートやスクラップブックに貼って保存するなど、わかりやすくまとめておく方が良いでしょう。不動産経営は長期にわたり、毎年×7年間分が溜まっていくわけですから、何年分の領収書なのかも分かりやすいようにしておきましょう。

・まとめ
不動産所得がある人は確定申告をする必要があります。確定申告を正確に行うために必要経費など支払いをした証明を残しておくことが必要となるので、領収書を管理し保管しておく必要があります。確定申告で認められる領収書と、認められないものがありますし、領収書がない場合でも、記録を残すことで証明できる場合もあります。
何が経費として計上できるかを把握したうえで、証明できるものを管理、保管して正確な確定申告を心がけましょう。

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